Hướng dẫn sử dụng ứng dụng Bốc Số cho lễ tân và quản lý phòng khám

Bấm “Bốc số tay”, nhập số điện thoại (hệ thống tự tạo hồ sơ nếu chưa có), chọn hồ sơ bệnh nhân, chọn bác sĩ, nhập triệu chứng. Bấm “Bốc số & Check-in ngay” để xếp thẳng vào hàng đợi, hoặc “In số” nếu khách muốn giữ số trước.

Với khách đã đặt lịch trước, nhập mã lịch hẹn vào ô check-in thủ công, hoặc để khách tự quét mã QR tĩnh dán tại quầy bằng điện thoại của họ — hệ thống tự nhận diện và cấp số thứ tự thật.

Bấm “Gọi khám” trên thẻ bệnh nhân đầu hàng đợi (hoặc “Gọi bệnh nhân tiếp theo” ở phòng khám 1 bác sĩ) — hệ thống tự động đọc số qua loa và gửi thông báo tới điện thoại bệnh nhân.

Kéo-thả trực tiếp thẻ bệnh nhân trên màn hình để đổi thứ tự trong hàng đợi, hoặc kéo sang cột của bác sĩ khác (phòng khám nhiều bác sĩ) để chuyển người phụ trách khi cần linh động.

Bấm biểu tượng “Vắng” trên thẻ bệnh nhân nếu gọi nhiều lần không thấy có mặt. Có thể khôi phục lại nếu bệnh nhân xuất hiện sau đó.

Bấm “Trả lại lễ tân” trên thẻ đang khám — bệnh nhân được xếp về cuối hàng đợi hiện tại một cách công bằng, có thể đổi sang bác sĩ khác nếu còn bác sĩ rảnh.

Dùng khối “Tra cứu”, tìm theo tên/số điện thoại kết hợp bộ lọc khoảng ngày để xem nhanh lịch sử lịch hẹn của một bệnh nhân bất kỳ.

Mở khối “Chỉ định cận lâm sàng”, bấm vào chỉ định cần xử lý, nhập kết quả hoặc đính kèm file kết quả, bấm “Đánh dấu hoàn tất” — bệnh nhân tự động quay lại hàng đợi khám ngay sau đó.

Bấm biểu tượng camera “Quét mã QR quà tặng” trên thanh công cụ, quét mã voucher của khách để tự động áp dụng ưu đãi vào lượt khám hoặc ví tín dụng.

Vào Menu → “Hoá đơn” để xem, tra cứu và xử lý thanh toán cho từng lượt khám đã phát sinh chi phí.

Vào Menu → “Công nợ” để theo dõi các khoản khách hàng doanh nghiệp hoặc bệnh nhân còn nợ chưa thanh toán.

Vào Menu → “Chốt ca”, nhập số tiền mặt thực tế đã đếm được — hệ thống tự so sánh với số liệu ghi nhận và hiển thị rõ chênh lệch nếu có.

Vào Menu → “Ví tín dụng” để nạp tiền, xem lịch sử giao dịch, hoặc đổi mã quà tặng cho phòng khám.

Vào Menu → “Doanh thu” để xem báo cáo tổng hợp theo khoảng ngày tuỳ chọn; mục “Báo cáo bất thường” tự động cảnh báo khi số liệu lệch khác thường so với xu hướng thông thường.

Vào Menu → “Lịch làm việc BS” để thiết lập ca làm việc hàng loạt cho từng bác sĩ theo tuần/tháng.

Vào Menu → “Bảng giá dịch vụ” để thêm/sửa giá các dịch vụ khám, xét nghiệm mà phòng khám cung cấp — dùng để tính phí khi lên hoá đơn.

Vào Menu → “Gói khám/liệu trình” để tạo các gói dịch vụ trọn gói bán cho bệnh nhân, theo dõi số lượt đã sử dụng trong gói.

Vào Menu → “Khách hàng doanh nghiệp” để thiết lập hợp đồng khám sức khoẻ định kỳ cho công ty đối tác, theo dõi công nợ riêng theo từng hợp đồng.

Vào Menu → “Quản lý thuốc”. Tab “Danh bạ thuốc” để thêm/sửa/nhập Excel hàng loạt; tab “Tồn kho” để theo dõi cảnh báo sắp hết hàng/cận hạn và nhập kho; tab “Nhà cung cấp” để quản lý thông tin đối tác cung ứng; tab “Bán thuốc lẻ” để bán thuốc theo đơn ngoài cho khách vãng lai.

Vào Menu → “Kích hoạt bác sĩ” để duyệt và gán bác sĩ mới vào làm việc chính thức tại phòng khám.

Vào Menu → “Quản lý nhân sự” để thêm lễ tân, kỹ thuật viên hoặc quản lý phụ, cấp đúng quyền hạn cho từng vị trí.

Vào Menu → mục cài đặt loa & Zalo để bật/tắt đọc số tự động qua loa và cấu hình nội dung tin nhắn Zalo gửi cho bệnh nhân (xác nhận lịch, nhắc lịch, thông báo kết quả).

Vào Menu → “Liên thông đơn thuốc” để khai báo mã cơ sở liên thông theo đúng quy định của Cổng Đơn thuốc Quốc gia.

Vào Menu → “Tạo ảnh QR” để in mã QR đặt lịch/check-in dán tại quầy; mục “Link marketing” để lấy đường dẫn quảng bá riêng của phòng khám.

Vào Menu → “Hồ sơ phòng khám” để cập nhật logo, mô tả, hình ảnh, chuyên khoa hiển thị công khai trên trang danh bạ phòng khám.